L'articolo 16 del Decreto Legge 185/2008 prevede l'obbligo per le costituende imprese in forma societaria di indicare il proprio indirizzo di Posta Elettronica Certificata (PEC) nella domanda di iscrizione al registro delle imprese, mentre le imprese già costituite in forma societaria hanno tre anni di tempo a partire dal 1° gennaio 2009 per adempiere.

Il termine certificata si riferisce al fatto che il gestore del servizio rilascia al mittente una ricevuta che costituisce prova legale dell'avvenuta spedizione del messaggio e di eventuali allegati. Allo stesso modo, il gestore del destinatario invia al mittente la ricevuta di avvenuta consegna.

I gestori certificano quindi con le proprie "ricevute":
* che il messaggio è stato spedito
* che il messaggio è stato consegnato
* che il messaggio non è stato alterato

In ogni avviso inviato dai gestori e' apposta anche una marca temporale che certifica data ed ora di ognuna delle operazioni descritte. I gestori inviano ovviamente avvisi anche in caso di errore in una qualsiasi delle fasi del processo (accettazione, invio, consegna) in modo che non ci siano mai dubbi sullo stato della spedizione di un messaggio. Se il mittente dovesse smarrire le ricevute, la traccia informatica delle operazioni svolte, conservata dal gestore per 30 mesi, consente la riproduzione, con lo stesso valore giuridico, delle ricevute stesse.

Si rivolge a tutti coloro che hanno l'esigenza di inviare e ricevere messaggi o allegati in modo sicuro, con attestazione di invio e consegna, comodamente dal proprio pc senza code o lunghe attese. Inoltre, paragonando la Posta Elettronica Certificata ai tradizionali strumenti di comunicazione quali fax o Raccomandate e' evidente il risparmio che si puo' ottenere dato che il costo della PEC e' fisso e non dipende dalla quantita' o dimensione dei messaggi spediti o ricevuti.
Esempi di utilizzo:
* Privati che vogliono evitare spese e code per l'invio delle proprie raccomandate
* Aziende che desiderano sostituire la posta cartacea per semplificare i rapporti con clienti e fornitori
* Enti pubblici che devono inviare comunicazioni ufficiali verso altri enti oppure verso i cittadini